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¿Qué hace un asistente personal?

Un asistente personal es un profesional capacitado y de mucha confianza cuya principal labor es brindar apoyo tanto personal como administrativo a  fin de organizar y programar las actividades a realizar por su jefe inmediato que puede ser un alto ejecutivo, empresario o celebridad; así pues debe ser una persona muy diligente y responsable capaz de llevar la agenda de actividades de su jefe para que pueda darle el mejor uso a su tiempo.

¿Qué hace un asistente personal?

Este tipo de profesionales son contratados después de exhaustivas pruebas y entrevistas, sobre todo pesa mucho las cartas de recomendaciones y experiencias laborales similares a las que se deba enfrentar, por lo general deben de realizar las siguientes actividades.

  • Programar las reuniones a las que debe de asistir su jefe.
  • Gestionar citas para cumplir con eventos, almuerzos o encuentros con más ejecutivos.
  • Gestionar todo lo concerniente a correspondencia y redactar las respuestas de las mismas.
  • Recibir y atender a los visitantes así como hacer o recibir llamadas o videollamadas.
  • Administrar la agenda de su jefes y establecer un cronograma de eventos importantes o destacados.
  • Tener respuesta inmediata ante cualquier asunto de interés por parte del jefe, en dado caso, debe de realizar una investigación exhaustiva para brindar una información completa y actualizada que cumpla con sus expectativas.
  • Administrar correos electrónicos y redes sociales.
  • Atender asuntos de logístca personal como planificar viajes, alojamientos, boletos de avión, traslados y más.
  • Algunos pueden representar a su jefe en ciertas reuniones.

A pesar de que son diversas actividades, el asistente personal debe ser capaz de lidiar con todas ellas a fin de que su jefe pueda contar con el tiempo necesario para concentrarse en otros proyectos o actividades de mayor relevancia.

Habilidades de un asistente personal

Como ya se ha visto, un asistente personal debe ser un profesional muy bien capacitado tanto en nivel educativo como en el área de trato social a fin de encajar con el circulo social de su jefe, algunas de sus habilidades más destacadas deberán ser las siguientes.

 Deber saber comunicarse

Es una de las principales habilidades, el asistente personal vendrá siendo el interlocutor de su jefe, debe ser capaz de comunicarse de forma clara y efectiva para asegurar que se cumplan las tareas a la perfección.

Qué hace un asistente personal
El asistente personal se convierte en el interlocutor de su jefe

El asistente personal deberá interactuar de forma correcta e impecable con clientes, accionistas, invitados, proveedores y más.

Debe ser organizado

Un asistente personal que no sea estrictamente organizado no dará la talla para este tipo de trabajo pues debe estar capacitado para organizar y controlar la agenda o itinerario de su jefe.

Más Información: ¿Como es la formacion de un jefe ejecutivo?

Así pues es necesario que mantenga al día la organización puntual de calendarios, programación de citas, asistencia a eventos, correos electrónicos, llamadas y más a fin de que ninguna de estas actividades choquen o coincidan con el mismo horario.

Qué hace un asistente personal
Debe tener habilidades computacionales tanto en software como en aplicaciones

En este sentido dado los avances tecnológicos también deberá tener habilidades en computación, pues en necesario que maneje diferentes  software o aplicaciones que le permitan facilitar y agilizar la organización de su trabajo.

Responder de forma eficiente bajo presión

Ser asistente personal es para nada un trabajo tranquilo o relajado; el profesional que se apunte para este tipo de empleo debe tener la capacidad de responder de forma positiva y eficiente.

Más Información: ¿Cómo ser un buen empleado?

El hecho de manejar varias tareas a la vez puede ser estresante, pero no debe ser un impedimento para la resolución de cualquier problema que se presente de imprevisto pues debe estar a la altura de cualquier situación y utilizar las herramientas necesarias que le permitan los mejores resultados.

Cualidades de un asistente personal

El asistente personal eficiente debe tener las siguientes cualidades.

  • Ser confiable y prudente en sus actos.
  • Tener buena comunicación verbal y escrita.
  • Ser proactivo y diligente
  • Ser capaz de buscar soluciones rápidas o innovadoras ante los problemas.

Sin duda, el asistente personal debe cumplir diversas funciones que con preparación y buena actitud ante los retos de seguro se convertirá en el más destacado ante los ojos de su jefe.