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¿Qué habilidades debe tener una secretaria?

Sin duda, el cargo de secretaria no es cualquier cosa pues amerita una serie de responsabilidades y para cumplirlas con excelencia deberás reunir ciertas habilidades que te permitirán destacar en tu cargo pues la mayoría de las veces detrás de un jefe o jefa exitoso hay una secretaria con un trabajo impecable; sigue con nosotros y descubre si cuentas con esas habilidades.

Habilidades de una secretaria

Desempeñarse en el cargo de secretaria no solo es atender el teléfono, enviar e-mails o tomar apuntes pues esto lo puede hacer cualquier persona con un nivel de preparación medio; sin embargo, para ser una secretaria destacada, es necesario que cuentes con una serie de habilidades que te permitirán convertirte en la mejor y facilitar el trabajo de tu jefe o jefa.

Manejar muy bien la presión y el estrés

Tolerar el estrés y la presión se convierte en una de las habilidades de mayor fuerza para una buena secretaria y no solo se trata de controlar el volumen de trabajo para que se mantenga al día y en orden, se trata de la relación secretaria-jefe.

Debes tener claro que los altos directivos tienen miles de cosas por resolver y que no siempre estarán de buen humor, así que debes estar preparada para alguna que otra rabieta, cambio de planes a última hora, solicitudes de vuelos con carácter de urgencia y más.

Qué habilidades debe tener una secretaria
Debes aprender a tolerar el estrés y la presión

Claro está, no deberás permitir ninguna falta de respeto ni físico ni verbal, si es tu caso, debes tener presente que no es un buen sitio de trabajo.

Ser amable con tus compañeros

Si eres la secretaria de uno de los directivos más importantes, evita que se te suba la arrogancia a la cabeza, esto es un error muy grande.

Más Información: ¿Cómo ser una excelente secretaria?

Debes conservar una relación laborar saludable con el resto de tus compañeros de trabajo pues va a llegar el momento en que tengas que delegar algunas funcionas o necesitar la ayuda del personal de otro departamento, no hay nada mejor que todos quieran colaborarte por ser buena persona.

Aprender a priorizar y planificar

Muchas veces, la secretaria se convierte en la mano derecha del jefe por lo que debe manejar mucha información de sus actividades diarias tanto de negocios como de la vida personal.

Qué habilidades debe tener una secretaria
Debes reconocer los asuntos que son de prioridad o los que pueden esperar

Si es tu caso, deberás conocer muy bien a tu empleador para saber cuando es el momento de priorizar un asunto o posponerlo sin que afecte de ninguna manera el resto de actividades, así pues en importante que entiendas cuando algo puede ser importante, de urgencia o puede esperar, así podrás organizar, planificar y administrar cada hora de trabajo de tu jefe.

Debes tener buena presencia

Con esto no se quiere decir que debes ser una modelo de pasarela ni vestir con las marcas más costosas; lo ideal es que le eches un vistazo al código de vestimenta de tu empres, aunque te ayudará mucho ver como va vestido tu jefe o jefa para que estés acorde a su nivel.

Debes tener autonomía e iniciativa

Estas son habilidades muy importantes que te permitirán convertirte en la mano derecha de tu jefe optimizando su tiempo lo mejor posible y solo se consigue teniendo iniciativa y siendo muy proactiva, pues no estás allí para que tu jefe te indique cada paso que debas dar.

Más Información: ¿Como es la formacion de un jefe ejecutivo?

Una recomendación es reunirte una vez a la semana con tu empleador así lo pones al día de su agenda, discuten las próximas actividades y le solicites información sobre dudas que tengas con respecto a su itinerario como por ejemplo el tipo de restaurante indicado para una reunión de negocios especial; a quienes debes convocar para la próxima reunión, si prefiere, pasillo o ventanilla en su vuelo, en fin, detalles que debes tener claros y que no puedes estar interrumpiendo en su oficina cada tres minutos para que te los aclare.

Debes ser discreta

Recuerda que tu jefe puede confiarte mucha información, así que deberás ser muy discreta y reservada con le que lees o escuchas sobre todo de negociaciones importantes ya que puedes enterarte de nuevos proyectos, el sueldo de tus compañeros incluso quienes serán los desafortunados para la próxima reducción de personal.

Evita hacer comentarios con tanto dentro de la oficina como fuera; esto podría poner en riesgo tu cargo.

Si estás optando por un cargo de secretaria, evalúa si cuentas con estas cualidades y de seguro serás una empleada exitosa.