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¿Cómo ser una excelente secretaria?

Ser una excelente secretaria implica desarrollar una serie de habilidades y aptitudes a fin de satisfacer todas las necesidades y expectativas que ese tipo de cargo laboral exige, pues no solo se trata se estar tras el escritorios contestando el teléfono y haciendo apuntes en la libreta, la realidad es que debes ir más allá de lo que te han solicitado para que seas vista como una excelente profesional; aquí te diremos como puedes lograrlo.

Consejos para ser una excelente secretaria

Si te has ganado este puesto es porque han visto en ti la capacidad poder abarcar todas las actividades que requiere, así que no te preocupes si eres novata o con experiencia pues toda profesional del secretariado debe cumplir con una serie de aptitudes y habilidades que le permitirá ser reconocida por su excelente desempeño, veamos de que se trata.

Familiarízate con el horario

Es necesario que conozcas a la perfección el horario de tu jefe directo o de los demás miembros importantes de la corporación así como el tuyo.

Esto te permitirá ser más ágil a la hora de agendar cualquier reunión, cita o actividad y no corres el riesgo de que choquen dos eventos en el mismo horario.

Conviértete en experta de los apuntes

Si tu trabajo te exige tomar apuntes a mano con frecuencia, es necesario que seas muy rápida, esto lo puedes conseguir usando abreviaturas, así que es momento de que estudies un poco al respecto.

Cómo ser una excelente secretaria
Debes ser muy ágil a la hora de tomar apuntes

También es necesario que tengas a la mano otro bolígrafo o lápiz de repuesto, no querrás interrumpir a tu jefe o decirle que se detenga porque no tienes como escribir; esto sería un error muy grave.

No te apartes de la tecnología

La tecnología ha brindado grandes beneficios a los profesionales del secretariado, pues actualmente existen programas de calendarios, agendas, recordatorios y otras herramientas que te permiten organizar mejor tu trabajo.

Más Información: ¿Cómo ser un buen empleado?

Investigas las aplicaciones que mejor se ajusten a tu trabajo y sincronízalas, de seguro te será de mucha ayuda; también puedes investigar sobre programas para transferir archivos y así podrás compartir inventarios o documentos con facilidad.

Perfecciona tu gramática

No hay nada peor que leer un comunicado con errores gramaticales, esto podría costarte el puesto, así que deberás ser muy cuidadosa a la hora de redactar ya sea a mano o por le computador.

Así que antes de enviar cualquier información, revísala muy bien, utiliza correctores de ortografía de las diferentes aplicaciones a la hora de redactar, te será de gran ayuda.

Utiliza el teléfono con eficiencia

Recuerda ser respetuosa, amigable, rápida y eficiente ante cualquier llamada telefónica, así que puede ayudarte si prácticas el saludo de tu empresa o alguna información específica que siempre debas decir.

Cómo ser una excelente secretaria
Debes ser respetuosa, rápida y amable ante cualquier llamada telefónica

Si eres una de las secretarias que debes comunicar llamadas a otras oficinas, lo más recomendable es que tengas frente a ti la lista correcta de todas las extensiones telefónicas así como del departamento a las cuales pertenecen, puedes memorizarlas y esto te permitirá ser muy rápida y eficiente.

Evita el desorden

Una de las cosas que caracteriza a una buena secretaria es el orden, así que si deseas destacar entre tus compañeros, debes de tener esto por regla.

Recuerda que tu jefe o jefa busca en ti el punto de organización de todas las actividades que debe desempeñar y si no mantienes el orden podrás cometer graves errores como perder documentos, olvidar citas, enviar información al departamento equivocado, en fin.

Más Información: ¿Qué hace un asistente personal?

Lo más recomendable es que establezcas un orden en tu espacio, ya sea escritorio u oficina; así que puedes utilizar archivadores, agendas electrónicas e incluso clasificar información o documentos por colores esto te permitirá encontrarlos con mayor rapidez.

Recuerda poner en práctica todos estos consejos y de seguro te convertirás en la mejor secretaria.